เทคนิคการเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี และก็ รีวิวโปรแกรมบัญชีขนาดกลาง-ใหญ่ AccCloud.co
คงปฏิเสธไม่ได้ว่า ปัจจุบันโปรแกรมพื้นฐานของแต่ละกิจการมีหลักๆไม่กี่อย่างเช่น โปรแกรม Microsoft Office เช่น Excel, Word และ โปรแกรมบัญชี ที่แทบทุกกิจการจะต้องมีใช้ นอกจากนั้นก็จะเป็น โปรแกรมติดต่อสื่อสารประเภท Line หรือ email เป็นต้น
ในบทความนี้ผมจะมารีวิวในส่วนของโปรแกรมโปรแกรมบัญชีครับ (Romney and Steinbart (2003) )ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า "โปรแกรมทางการบัญชี คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และนโยบายของบริษัท เน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อ ให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักดังนี้
1.การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
2.การประเมินผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ การวางแผน การสั่งการ และการควบคุม
3.การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วน ถูกต้อง และเชื่อถือได้
ดังนั้นความละเอียดซับซ้อนของโปรแกรมบัญชี จึงเป็นไปตามความละเอียดและซับซ้อนของธุรกิจ กล่าวคือ ถ้าธุรกิจเพิ่งเริ่มต้น ไม่มีความซับซ้อนอะไรสักเท่าไหร่ อาจจะไม่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีเลยก็ได้ ใช้แค่เอกสารทำมือ หรือจะใช้ Excel ก็ได้ แต่พอทันที ที่ธุรกิจเริ่มซับซ้อนขึ้น มีข้อมูลมากขึ้นการทำมือ หรือ คุมด้วย Excel ก็อาจจะไม่พอจึงเป็นจุดเริ่มต้นของธุรกิจโดยมากที่หันมาใช้โปรแกรมบัญชีกัน
แล้วจะรู้ได้ยังไงครับว่า ธุรกิจนั้นถึงเวลาที่จะใช้โปรแกรมบัญชี กันแล้วหรือยัง??
โดยธรรมชาติแล้ว ตอนเริ่มต้นธุรกิจ ผู้ประกอบการจะไม่ค่อยสนใจหรอกครับว่า บัญชีจะเป็นยังไง คือจะสนใจแต่ว่าจะขายได้ไหม จะมียอดขายจากที่ไหน ส่วนบัญชีค่อยว่ากัน ดังนั้นตอนแรกๆ ของธุรกิจจะดูยุ่งๆเหยิงหน่อย แต่เมื่อธุรกิจผ่านไปถึงปีที่ 2 ปีที่3 เริ่มมีทุนจะเริ่มหันกลับมาดูบัญชีภายในของธุรกิจเราเองว่า จริงๆแล้วที่มีเงินสดหมุนเวียนนี่มีกำไรที่แท้ทรูเท่าไหร่กันแน่ ตอนนี้ผู้ประกอบการก็จะเริ่มต้นหาโปรแกรมบัญชีที่ตอบสนองธุรกิจของเขา
แต่ในตลาดนี่โปรแกรมบัญชีก็มีเยอะไปหมด แล้วเราจะเลือกยังไงดี
ก่อนอื่นต้องมาดูก่อนว่า โปรแกรมบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติขั้นต่ำอะไรบ้าง โดนปกติแล้วโปรแกรมบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติตามนี้ครับ
ด้านการ Setup ระบบ
อย่างน้อยเลยต้องมีให้ Setup ดังนี้
รหัสพื้นฐานเช่นพวกรหัสบัญชี รหัสสินค้า รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้
รหัสJob งาน รหัสการบริการต่างๆ
ด้านการบันทึกบัญชี (ถ้าลงไม่ได้ ก็ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี จะเป็นแค่โปรแกรมออกเอกสารทั่วไปเฉยๆ)
ลงบันทึกสมุดรายวันได้
ลงบันทึกภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีซื้อรอขอคืน ได้
ลงบันทึก ภงด 1 3 53 หัก ณ ที่จ่าย ภพ 30 และ ประกันสังคมได้
ออกรายงานแยกประเภท สมุดรายวัน งบกำไรขาดทุน กระดาษทำการ งบดุล วิเคราะห์งบการเงิน และ งบกระแสเงินสด ได้
ด้านการซื้อ
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบขอซื้อ
ใบสั่งซื้อ
เอกสารรับสินค้า
เอกสารตั้งหนี้
เอกสารพวกงานซื้อประเภทต่างๆ เช่นซื้อในประเทศ ต่างประเทศ
รายงานการซื้อ เช่นสรุปการสั่งซื้อ สรุปสินค้าจากการสั่งซื้อ
ด้านการขาย
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบเสนอราคา
ใบสั่งขาย
ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
เครดิตโน้ต
เดบิตโน้ต
รายงานเกี่ยวข้องกับการขาย
ด้านการเงินรับ
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบวางบิล
ใบเสร็จรับเงิน
ใบสำคัญรับชำระ
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับชำระ และ พวกรายงานลูกหนี้ต่างๆ
ด้านการเงินจ่าย
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
การรับวางบิล
ใบสำคัญจ่ายชำระ
พวกเอกสารเงินสดย่อย
พวกเอกสารการตั้งหนี้ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายชำระ และพวกรายงานเจ้าหนี้ต่างๆ
ด้านธนาคาร
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ปรับปรุงธนาคาร
ดู Bank Statement
บันทึกการรับจ่ายเช็ค การเข้าเช็ค การ Reconcile Cheque
รายงานที่เกี่ยวข้องกับพวกความเคลื่อนไหว และ ยอดเงินในธนาคาร ซึ่งต้องสอดคล้องกับยอดบัญชีด้วยเช่นกัน
ด้านสต๊อกสินค้า
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
พวกเอกสารรับจ่าย ใบรับ ใบเบิกสินค้า ตรวจนับสต๊อก ปรับยอดสินค้า และอื่นๆ
ในโรงงานก็ควรมีพวกเอกสารสำหรับการผลิต
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับจ่ายและจำนวนคงเหลือ พร้อมทั้งต้นทุนสินค้าในคลัง
ระบบสต๊อกในปัจจุบันนี้ อย่างน้อย ต้องมีการคำนวณต้นทุนแบบ FIFO และ Moving Average นะครับ ถ้าไม่มีนี่ไร้ค่าเลย เราจะไม่ทราบแม้แต่ว่า ต้องกระจายสินค้าไหนออกบ้าง
ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล
พูดถึงโปรแกรมบัญชี ถ้ามีแต่เก็บเอกสารเก็บข้อมูล กับรายงานขั้นพื้นฐานแต่ไม่มีการวิเคราะห์ นี่มันก็ไร้ค่ายังไงไม่รู้ เพราะหัวใจของการเอาโปรแกรมบัญชีมาใช้งานก็เพื่อวิเคราะห์สถานะต่างๆของกิจการนี่เอง
ด้านอื่นๆ เช่นด้านการคำนวณค่าเสื่อม สินทรัพย์ ด้านเงินเดือนประกันสังคมเป็นต้น
คราวนี้พอเราทราบความต้องการขั้นต่ำของโปรแกรมบัญชีที่ใช้ในกิจการแล้ว เราก็ต้องมาดูต่อว่า แล้วธุรกิจเราต้องการแค่ไหน ต้องการแค่นี้ก็พอแล้ว หรือ ต้องมากกว่านี้อีกเช่น ธุรกิจเรามีการ pack สินค้าหรือ จัดชุดไปขายตามช่วงเทศกาล ธุรกิจเรามีการสั่งผลิตสินค้าเพื่อขาย ธุรกิจเราไม่ผลิตเลย แต่ไปจ้าง Supplier มาทำให้ หรือธุรกิจเราไม่มีสินค้าเลย มีแต่แค่บริการอย่างเดียวก็ต้องดูว่าจะควบคุมอะไรบ้าง เป็นต้น ธุรกิจเราปกติแล้วมีการเบิกงานไปใช้ล่วงหน้าแล้วค่อยมาเคลียร์กันหรือเปล่า หรือสินค้าของธุรกิจเรามันพิเศษเช่นมี Serial No มี วันหมดอายุ มี Lot อะไรประมาณนี้หรือไม่ ซึ่ง ถ้าเรามีความต้องการเหล่านี้ นั่นแสดงว่า โปรแกรมบัญชีที่ตอบแค่ความต้องการขั้นพื้นฐานไม่พอเสียแล้ว
เราจะต้องเลือกใหม่ ที่มี ฟังก์ชั่นสูงมากขึ้นๆ แต่แน่นอนว่ายิ่งสูงมากราคาก็ยิ่งแพง ถ้ายิ่งไปถึงระดับ ERP ราคายิ่งเป็นหลักล้าน ดังนั้น ในภาคธุรกิจที่ไม่ได้มีทุนทางด้านระบบสูงขนาดนั้น จึงจำเป็นต้อง ยอมปรับตัวให้เข้ากับระบบส่วนนึง เพื่อให้ใช้ระบบที่ไม่ต้องถึงขั้น ERP ให้ได้
ในปัจจุบันเมื่อโลกมาถึงยุค Cloud โปรแกรมบัญชี ก็ได้ปรับตัวให้ขึ้น Cloud เช่นกัน แต่สำคัญไม่ว่าจะเป็น Cloud หรือ ไม่ Cloud ที่จำเป็นก็คือ Function การใช้งานต้องตอบโจทย์ธุรกิจ โปรแกรมบัญชี AccCloud.co เป็นโปรแกรมที่ถอดแบบมาจากโปรแกรมบัญชียุคดั้งเดิม คือ windows base แต่ให้ขึ้นมาอยู่บน Web ด้วย Function การทำงานที่สูงกว่า โปรแกรมบัญชีบน windows ทั่วๆไป โดยเทียบเคียงกับโปรแกรม ERP (ที่ราคามหาโหด)
โปรแกรมบัญชี AccCloud.co เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่มีความสามารถในหลายๆส่วนที่เทียบเท่ากับ โปรแกรม ERP ในราคาประหยัด ซึ่งเหมาะกับธุรกิจที่มีการเติบโตมาแล้วในระดับนึงและ โปรแกรมบัญชีเดิมเริ่มจะไม่สามารถรองรับการเติบโตได้ แต่จะลงทุนซื้อโปรแกรม ERP ขนาดใหญ่มาติดตั้งราคาก็สูงมากจนเกินไป และ องค์กรต้องปรับตัวอีกเป็นอย่างมาก
ดังนั้นโปรแกรมบัญชี AccCloud.coจึงได้ถูกออกแบบมาให้ตอบสนองกับความต้องการของผู้ใช้งานในระดับนี้ หรือ ธุรกิจที่วางแผนจะเติบโตในระยะยาว สอดคล้องกับเทคโนโลยีในอนาคต ตัวโปรแกรมมีคุณสมบัติหลายๆด้านที่ออกแบบมาเฉพาะทางกับธุรกิจประเภทการผลิต และ การซื้อมาขายไปที่มีความซับซ้อน เช่น มีสูตรการผลิต การซื้อขายต่างประเทศ(ซึ่งจะมีกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนเงิน) การซื้อขายสินค้าที่มีระดับราคาที่ไม่แน่นอน การวางแผนกำลังการผลิต และ การวางแผนการจัดซื้อวัตถุดิบ การจัดการขนส่งสินค้า การเชื่อมAPI กับระบบขายหน้าร้าน และอื่นๆอีกจำนวนมาก
จริงๆแล้วตัวโปรแกรม AccCloud.co ได้เน้นไปที่ระบบการผลิต เพราะ ระบบเหล่านี้ถ้าเป็นตัว ERP แล้ว ระบบค่อนข้างใหญ่และจะยุ่งยาก (ที่มาพร้อมราคามหาโหด ) ดังนั้นในระบบ AccCloud.coจึงได้พัฒนาในรูปแบบที่ ขนาดเพียงพอต่อการใช้งานของธุรกิจ ในราคาที่ประหยัด ฟังก์ชั่นที่มี เช่นเรื่องสูตรการผลิต การกำหนดกระบวนการผลิต การปันส่วนต้นทุน การคิดต้นทุนแบบ ABC การควบคุมต้นทุน การเปิดงานผลิตทั้ง Made to stock และ Made to Order การดูสถานะงานผลิต การวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบ และเปิดใบ PR/PO อัตโนมัติ รวมถึงมีระบบ EDI ในการเชื่อมต่อกับ ระบบในโรงงานด้วยเช่นกัน
(Flow ของอุตสาหกรรมที่มีการผลิต โดยมากจะคล้ายๆกันคือ
ฝ่ายขายติดตามลูกค้า ออกใบเสนอราคา --> ลูกค้า Confirm แล้วออกใบสั่งขาย --> ข้อมูลถูกส่งไปที่ฝ่ายผลิต ออกใบ Job Order --> ผลิต (หากวัตถุดิบไม่พอ ต้องสั่งซื้อและรับเข้ามาผลิตให้ทันเวลา) --> รับสินค้าสำเร็จรูป -->จัดส่งลูกค้า ขนขึ้นรถ --> ออกเอกสารใบส่งของ/ใบกำกับภาษี --> วางบิล --> ออกใบเสร็จเก็บเงิน --> เอกสารสำคัญรับ ) ประมาณนี้ ส่วนที่สำคัญคือการผลิตที่จะต้องมีวัตถุดิบเพียงพอ มีการควบคุมต้นทุน และ มีการควบคุม Stock ในระหว่างกระบวนการ
นอกจากนั้นโปรแกรมบัญชี AccCloud.coได้ถูกออกแบบมาเพื่อให้สำนักงานบัญชี implement ให้กับทางลูกค้าสำนักงานใช้ระบบและทำงานร่วมกันกับสำนักงานได้ ซึ่งจะลดต้นทุนการดำเนินงานลง และ ได้ข้อมูลที่ทันต่อเหตุการณ์มากขึ้น
โปรแกรมบัญชี AccCloud.co ยังมี API ในการเชื่อมต่อกับระบบภายในองค์ต่างๆ ที่เรียกมาใช้งานได้ง่าย สามารถเชื่อมโยงกับระบบ ecommerce ได้เกือบทุกประเภทที่ส่งข้อมูลภายใต้ Web Service.
ด้านการกำหนดสิทธิิ์ จะกำหนดได้หลายระดับเช่นตามผู้ใช้งาน ตามหน้าจอ ตามกลุ่ม ว่าให้ใครเข้าไปทำอะไรที่หน้าจอไหน ทำอะไรได้บ้าง เป็นต้น
ด้านรายงาน ตัวระบบ AccCloud.co มีรายงาน 2 ประเภทด้วยกันคือ รายงานสรุป เช่น สรุปการขายประจำวัน ประจำเดือน รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย รายงาน ภพ 30 ภงด ต่างๆ รายงานงบดุล งบกระแสเงินสด งบกำไรขาดทุน รายงานตรวจสอบต่างๆ
และ รายงานประเภท วิเคราะห์และกราฟ อันนี้จะเป็น Business Intelligent ที่แถมมากับโปรแกรม ผู้ใช้งานไม่ต้องไปเสียเงินเพิ่มไปซื้อโปรแกรมวิเคราะห์ข้อมูล เพราะตัวระบบมีแถมให้อยู่แล้ว ใช้วิเคราะห์ข้อมูลในอดีตในทุกรูปแบบ เพื่อไปวาง Forecast สำหรับอนาคตได้ มีหลายมิติมุมมองมากๆ
กล่าวโดยสรุป
โปรแกรมบัญชี AccCloud.co เป็นโปรแกรมบัญชีที่ออกแบบมาสำหรับทุกประเภทธุรกิจ แต่ด้วยขนาดและ Function ของระบบจะเหมาะกับ ธุรกิจขนาดกลางขึ้นไป (สำหรับธุรกิจขนาดเล็กมากๆ อาจจะดูแล้วระบบใหญ่เกินไปสำหรับธุรกิจนั้น ) ตัวระบบจะเน้นทางด้าน Flow การทำงานที่เป็นขั้นตอน เน้นความถูกต้องของเอกสาร และ ข้อมูล และตัวระบบได้ถูกพัฒนาเน้นมาทางด้านภาคการผลิต โดยมีหลายๆ Function ของโปรแกรม ERP ตัวใหญ่ ได้ถูกนำมาใส่ในโปรแกรมบัญชี AccCloud.co ตัวนี้ ส่วนราคาของโปรแกรมจัดว่าถูกมาก เมื่อเทียบกับ Function ที่มี ตัวระบบ ทำงานบน Cloud ล้วนๆ การ Back Up สำรองข้อมูล จะทำทุกวัน และทำทุก Company ผู้ใช้งานสามารถ Download Backup ของตนเองมาเก็บไว้ได้ตลอดเวลาที่ต้องการ
Fanpage : https://www.facebook.com/acccloud.co/
Website : http://www.acccloud.co/
Tags : โปรแกรมบัญชี,โปรแกรมบัญชีออนไลน์,โปรแกรม ERP
