เครื่องโทรสารหรือ Fax คือ อุปกรณ์ที่ทำหน้าที่ซีร็อกเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิตอลและแปลงข้อมูลดิจิตอลให้เปลี่ยนเป็นข้อมูลลงบนกระดาษ ซึ่งข้อมูลดังกล่าวสามารถส่งผ่านทางสายโทรศัพท์จากเครื่องโทรสารเครื่องหนึ่งไปยังแฟกซ์อีกเครื่องหนึ่งได้ แม้ว่าจะมีระยะทางที่ห่างไกลกันมากมายก็ตามช่วยย่นเวลาสำหรับในการส่งข่าวสารที่ควรจะมีการพิมพ์ออกมาเป็นหลักฐานการันตี เช่น สำเนาข้อตกลง สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาเช็ค สำเนาใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ 
เครื่องแฟกซ์หรือเครื่องโทรสารที่จำเป็นต่อสำนักงาน



แฟกซ์สามารถใช้โทรติดต่อสื่อสารได้ราวกับโทรศัพท์ทั่วไป แม้กระนั้นตัวเครื่องจะมีส่วนที่ปฏิบัติภารกิจในการรับ-ส่งเอกสาร คือ น้ำหมึกพิมพ์ที่ปฏิบัติหน้าที่พิมพ์ข้อมูลดิจิตอลที่ได้รับมาลงบนกระดาษ สแกนเนอร์เอกสารสำหรับแปลงเอกสารให้เป็นข้อมูลดิจิตอลในการส่ง เครื่อง Fax สามารถรับเอกสารได้ 2 แบบ เป็น
แบบอัตโนมัติ คือ ผู้ใช้ทำตั้งค่าให้เครื่องปฏิบัติภารกิจรับและส่งเอกสารได้ในทันที โดยที่ไม่จำเป็นที่ต้องกระทำกดปุ่มเพื่อรับเอกสาร เหมาะกับองค์กรหรือหน่วยงานที่จำต้องรับแฟกซ์เป็นประจำ ซึ่งแฟกซ์อย่างนี้จะไม่สามารถรับสายคุยได้
แบบครึ่งหนึ่งอัตโนมัติ คือ แฟกซ์ที่คนรับจำเป็นต้องกดปุ่มรับก่อน จึงจะสามารถรับเอกสารจากผู้ส่งได้ โดยเหตุนั้นผู้ต้องการส่งแฟกซ์จำเป็นต้องโทรเข้ามาแจ้งกับคนรับเอกสารว่าอยากได้ส่งโทรสารก่อน ผู้รับเอกสารจึงจะกระทำการกดปุ่มเพื่อรับเอกสารต่อไป
จากความสามารถของแฟกซ์สำนักงานส่งเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะอยู่ใกล้หรือไกลทำให้เครื่องแฟกซ์มีการใช้งานจำนวนไม่ใช่น้อย แต่การใช้งานที่ไม่เหมาะสมทำให้แฟกซ์ความเสื่อมโทรมได้ง่าย อายุการใช้งานของเครื่องสั้นลง ซึ่งการใช้งานเครื่องโทรสารที่ดีมีดังนี้
เลือกเครื่อง Fax ให้เหมาะสมกับการใช้แรงงาน เครื่องโทรสารมีการใช้งานกระดาษอยู่ด้วยกัน 2 แบบ เป็น แบบ Thermal Paper ที่มีลักษณะเป็นม้วนกลม ตัวกระดาษด้านหนึ่งมีความเงาอีกด้านไม่เงา ด้วยเหตุว่ามีการเคลือบสารเคมีที่เมื่อได้รับความร้อนจากแกนความร้อนส่งไปยังกระดาษ กระดาษส่วนที่ได้รับความร้อนจะปรากฏเป็นใจความแสดงขึ้นมา กับแบบกระดาษธรรมดา ที่พวกเราสามารถใช้กระดาษ A4 ทั่วๆไปสำหรับในการรับเอกสาร โดยเครื่องจะทำการใช้น้ำหมึกพิมพ์ในเครื่องกระทำการพิมพ์เอกสารออกมาคล้ายกับเครื่องพิมพ์นั่นเอง การเลือกใช้กระดาษขึ้นอยู่กับรูปแบบการนำไปใช้งานว่าเป็นแบบใด ถ้ามีการส่งเอกสารมากกว่าการรับเอกสาร ควรเลือกใช้กระดาษแบบ Thermal Paper กับแกนความร้อนเพราะแกนความร้อนมีความคงทนมีอายุการใช้แรงงานที่นาน แต่ลักษณะของเอกสารที่ได้จะมีความคมชัดน้อย และซีดจางในระยะเวลาอันรวดเร็ว แม้กระนั้นถ้าเกิดมีการรับเอกสารที่อยากความคมชัด ควรจะเลือกใช้กระดาษ A4 ที่ทำงานพิมพ์ด้วยหมึกพิมพ์ เนื่องจากเอกสารที่ได้จะมีความแหลมคมชัด ไม่ซีดเซียวจางสามารถรักษาได้นาน แต่ว่าหากไม่มีการใช้แรงงานหมึกพิมพ์เป็นระยะเวลานาน หัวเข็มคราวปฏิบัติภารกิจฉีดหมึกพิมพ์อาจมีการตันทำให้ไม่สามารถทำพิมพ์เอกสารได้ จึงเหมาะสมกับงานที่มีการรับเอกสารเสมอๆนั่นเอง
ควรจะหมึกพิมพ์ที่สมควร แฟกซ์แต่ละรุ่นจะมีการเจาะจงประเภทของหมึกพิมพ์ที่สามารถประยุกต์ใช้งานกับเครื่องได้ ว่ามีรุ่นใด แบบใด ยี่ห้อใด ซึ่งส่วนใหญ่เครื่องแฟกซ์แบรนด์ใดก็ควรใช้น้ำหมึกพิมพ์แบรนด์นั้น เนื่องมาจากคุณสมบัติของน้ำหมึกจะได้รับการออกแบบมาให้เหมาะสมกับเครื่องพิมพ์อยู่แล้ว การใช้น้ำหมึกพิมพ์คนละยี่ห้อหรือหมึกพิมพ์ที่มีราคาถูกอาจจะส่งผลให้เข็มพิมพ์มีการตันจากน้ำหมึกพิมพ์ที่มิได้ประสิทธิภาพได้
ทำความสะอาดอยู่เป็นประจำ เครื่อง Fax จะมีไฟฟ้าสถิตเกิดขึ้น ทำให้มีการเกาะของฝุ่นละอองเกิดขึ้นมาก ซึ่งฝุ่นผงเหล่านี้หากไปติดที่หัวเข็มฉีดหมึกหรือแกนความร้อนแล้ว จะก่อให้การพิมพ์เอกสารเกิดความผิดแปลกได้ โดยเหตุนั้นก็เลยต้องทำความปัดฝุ่นที่เครื่องแฟกซ์อยู่เป็นประจำแต่ละวันเพื่อคุ้มครองการสั่งสมของฝุ่นละออง
การดูแลเครื่องแฟกซ์เป็นเรื่องที่ไม่ยากแต่ว่าต้องอาศัยความตั้งใจตั้งแต่กรรมวิธีเลือกใช้เครื่องให้เหมาะสมกับลักษณะของการนำไปใช้งาน โดยถ้าย้ำส่งควรที่จะทำการเลือกเครื่อง Fax ที่ใช้กระดาษแบบ Thermal Paper กับแกนความร้อน แม้กระนั้นหากต้องการรับเอกสารควรเลือกใช้กระดาษกับหมึกพิมพ์และก็อย่าลืมทำความสะอาดเครื่องทุกวี่วัน เพราะว่านอกเหนือจากจะช่วยทำให้อายุการใช้งานของเครื่องแฟกซ์เพิ่มขึ้นแล้ว ยังช่วยประหยัดงบประมาณสำหรับเพื่อการจัดซื้อรวมทั้งซ่อมบำรุงเครื่องได้อีกด้วย
 

Tags : Fax,เครื่องแฟกซ์,เครื่องแฟกซ์